Niets levert zoveel stress op als strakke deadlines, maar met de juiste mindset in combinatie met de juiste organisatie- en tijdmanagement vaardigheden, neem je de leiding om de meest moeilijke deadlines te overwinnen.
Voor velen van ons kan het verslaan van deadlines een hele uitdaging zijn. De druk die gepaard gaat met strakke deadlines leidt tot stress; waardoor we vatbaarder worden voor uitstelgedrag, depressie, een burn-out en zelfs gezondheidsproblemen.
Wij geven je 10 tips om te helpen omgaan met deadlines
Ondanks de druk die wordt ervaren, is de eerste en belangrijkste stap om een deadline te halen, te accepteren dat deadlines onvermijdelijk zijn en in sommige gevallen niet onderhandelbaar.
Acceptatie is de eerste stap en zo zijn er nog vele andere Tips & Tricks die je kunnen helpen en die je waarschijnlijk helpen elke deadline te halen, hoe onmogelijk dit soms ook lijkt.
De lijst die we hieronder hebben opgesteld, is bedoeld als leidraad en zorgt ervoor dat je beter leert omgaan met deadlines.
# 1 Verander je Mindset
In eerste instantie is het altijd essentieel om eerlijk te zijn tegen jezelf. Het heeft geen zin om in ontkenning te leven en in de hoop dat de deadline op wonderbaarlijke wijze zal verdwijnen.
De juiste mindset die je zou moeten hebben, is toegeven dat de deadline alleen kan worden gehaald door in te leveren wat je hebt, voordat de deadline is verstreken.
# 2 Hou je hoofd koel onder druk.
Na het accepteren van het feit dat de deadline er is en blijft, is het aan te raden om ondanks de druk koel te blijven. Onnodige stress verspilt niet alleen je tijd, maar ook je energie die je beter zou kunnen gebruiken.
Het is verbazingwekkend tot hoeveel je in staat bent om in een korte tijd te doen als je gewoon kalm en gefocust blijft en weigert dat de stress je gedachten overneemt.
# 3 Schrijf het op en hou overzicht
Wanneer je een deadline of planning opschrijft en boven je bureau hangt ben je al een stuk verder dan wanneer je alles in je hoofd houdt. Door het op te schrijven ga je met jezelf akkoord om die deadline te halen en je maakt op dat moment een committent met je deadline.
# 4 Verzamel direct alle info die je nodig hebt
Krijg je een taak of project met een deadline op je bordje? Neem dan de tijd om te kijken welke informatie je nodig hebt van collega’s of externen. Vraag dit tijdig op en bewaak dit op een ‘wachten op-lijst’. Zo zorg je dat je alle informatie compleet hebt vóór je deadline. En voorkom je bovendien last minute stress omdat je nog zit te wachten op dat ene cruciale stukje informatie.
# 5 Splits het project op in kleinere, hanteerbare taken
Zodra je je realiseert dat je bijna geen tijd meer hebt, zal het halen van de deadline bijna onmogelijk lijken en hierdoor zal het project overweldigender zijn.
De beste manier om een deadline beter haalbaar te maken, is door het project op te splitsen in een reeks kleine, overzichtelijke taken en tegelijkertijd een deadline voor elke deeltaak in te stellen.
Door dit te doen blijf je op het juiste spoor en heb je meer kans om het project op tijd af te maken. Ook vermindert deze techniek de kans op een burn-out. Win win dus;)
# 6 Begin en neem de eerste stap
Nadat het project is opgedeeld in kleine haalbare mijlpalen, is de enige manier om voortgang te boeken gewoon te beginnen aan de eerste taak.
Door je volledige aandacht en focus te richten op de eerste taak kan je efficiënt de eerste taak afronden. Als je de eerste taak hebt voltooit, krijg je het gevoel van voldoening en heb je meer motivatie om door te gaan met de resterende taken.
# 7 Communicatie
Vaak is communicatie de sleutel.
Geen enkel probleem is te groot of te klein om te delen. In het geval dat je een uitdaging of probleem tegenkomt die je tegenhoudt de deadline te halen, is het raadzaam je manager of klant hiervan op de hoogte te stellen.
Dit zal hun helpen om vroegtijdig een passende actie te ondernemen; wat veel beter is dan dit voor je houden totdat de deadline is verstreken of dat je een project inlevert wat niet af is.
# 8 Maak je agenda vrij
Tijdmanagement is een sleutelfactor die nodig is om deadlines effectief te halen. Aangezien de tijd echter niet altijd aan jouw kant staat, is het verstandig om je planning te doorlopen en onnodige taken te verplaatsen, of helemaal weg te halen.
# 9 Deel de werkbelasting
Delegeren, delegeren en nog eens delegeren 😉 Het delen van je taken met je collega’s is een andere levensreddende tip, vooral wanneer je tijd en energie wilt besparen, maar wel dezelfde kwaliteit wilt leveren. Gebruik ook vooral de expertises en kwaliteiten van je collega’s.
Als je tekort komt aan directe hulpbronnen, is de volgende beste haalbare optie uitbesteden van tijdrovende klusjes
# 10 Focus en concentratie
De beste manier om iets te voltooien is al je aandacht te richten op de taak die voorhanden is.
Dit kan lastig zijn, vooral in de moderne open werkplek van vandaag. Soms heb je last van een drukke werkplek, collega’s, e-mails, onnodige kantoorvergaderingen. Al deze factoren kunnen allemaal zeer afleidend werken en zullen je waarschijnlijk ook vertragen.
In sommige gevallen is het zeer nuttig om jezelf even af te zonderen van anderen. Zet je telefoon op stil (of schakel hem zelfs uit), schakel je e-mail uit (of schakel de meldingen uit). Ook kan je bijvoorbeeld een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking dragen.
Conclusie
Deze tips zullen je helpen met het behalen van een deadline. Een goede planning en een overzichtelijke aanpak zijn essentieel. Jij houdt hiermee de touwtjes in handen en je werkgever of klant tevreden.
